Klant staat
centraal

Overal
bereikbaar

Persoonlijk
& vertrouwd

Onze software

Klant staat
centraal

Overal
bereikbaar

Persoonlijk
& vertrouwd

Onze software

Digitaal en online werken, voor cliënt en notariskantoor

Digitaal werken

Notarisdossier is innovatieve en moderne software voor alle notariskantoren in Nederland. Digitaal werken levert tijd en daarmee geld op. Intuïtief, overal beschikbaar, flexibel en overzichtelijk.
Notarisdossier is de software waarmee je de toekomst in huis hebt. Het digitale dossier wordt ondersteund door de actieve Workflow module. Een kantoor dat met Notarisdossier werkt heeft meer overzicht, meer inzicht en is daardoor meer in balans.

Totaaloplossing

Gebruik maken van innovatie zonder in te leveren op functionaliteit, dat zijn de kernwaarden van Notarisdossier. We hebben samen met verschillende notariskantoren gesproken over het werkproces, wat heeft een notaris echt nodig om meer te doen in minder tijd? Door deze punten in kaart te brengen hebben we een efficiënt werkproces ontwikkeld waardoor er meer tijd over blijft voor de klant in plaats van het vastleggen van dossiers.

“Het inrichten van workflows, specifiek voor notariskantoren, is een combinatie van slimme software en kennis en ervaring van onze mensen.”

Onze notariële software oplossing

Notarisdossier richt zich, naast het ondersteunen van de dagelijkse werkzaamheden, op het cliëntproces en op de toekomst van het notariaat.

Workflow – volledig geïntegreerde procedurelijsten

Papieren dossierlijsten zijn verleden tijd met Notarisdossier. Workflow is een digitale procedurelijst met automatische herinneringen aan deadlines en taken. Hierdoor kan het hele kantoor efficiënter werken omdat duidelijk is wat de status van elk dossier, onafhankelijk van waar je werkt. Daarnaast zorgt het voor meer uniformiteit en kwalitatief beter werk. In één overzicht zie je wat er per dossier moet gebeuren en je krijgt een melding als de deadline nadert.

Altijd bereikbaar met het Online Dossier

In het Online Dossier heeft de cliënt inzicht in zijn of haar dossier(s). Ook makelaars, adviseurs en andere verwijzers krijgen toegang tot dossiers waar zij bij betrokken zijn. Je cliënten kunnen tijdens én na de periode dat hun dossier loopt alle correspondentie, afrekeningen, concepten en digitale afschriften eenvoudig raadplegen. Kantoren die met ons Online Dossier werken omschrijven dit als een marketinginstrument voor hun kantoor.

Uitgelicht: een aantal functionaliteiten van Notarisdossier

Workflow

Met Workflow geïntegreerd in Notarisdossier is elk dossier inzichtelijk, waar je ook werkt. Taken worden bij de medewerkers ingepland en vink je af wanneer voltooit. Digitale procedurelijsten zorgen voor rust en overzicht.

Relatiebeheer

Met Relatiebeheer filter je het bestaande klantenbestand. Het omvangrijke klantenbestand maak je inzichtelijk door klanten in een doelgroep te plaatsen óf door bijvoorbeeld te zoeken op alle testateurs van vijf jaar geleden.

Offertes

Een nette offerte in je eigen huisstijl geeft een professionele indruk. Met offerte- en mailsjablonen maak
je snel een persoonlijke offerte. Daarnaast is een handig overzicht aanwezig van het aantal verstuurde, geaccepteerde, openstaande en verlopen offertes.

SEPA & iDEAL

Met de Automatische betaalbestanden (SEPA) betaal je in één keer alle bedragen van de nota. Het invullen van betalingsgegevens bij de bank is niet meer nodig, van invoer naar controle! Met iDEAL stuur je de cliënt een betaalverzoek zodat het voor hen makkelijker wordt te betalen.

Digitale vragenlijst

Met de digitale vragenlijsten vraag je informatie van (toekomstige) cliënten uit. De vragenlijsten worden vaak voor onroerend goed dossiers gebruikt maar kan ook heel handig zijn voorafgaand aan een bespreking van het testament. Zet de cliënt vast aan het denken over de mogelijkheden die zij kunnen regelen. De reactietijd op deze vragenlijsten is kort!

Tijdschrijven

Tijdschrijven met een timer of laat Notarisdossier de door jou besteedde tijd uitrekenen. Als je de uitgegeven offerte aan het dossier koppelt schrijf je de uren tegenover het besproken honorarium waardoor je inzicht krijgt in de winstgevendheid van een dossier. Maak de declaratie op basis van uren en stuur een bijlage met de geschreven tijd bij de declaratie.

Managementinformatie

Door de verschillende rapportages heb je meer inzicht in dossiers, looptijd, nota’s en debiteuren. Door de uitbreiding met PowerBI kan je eigen overzichten maken waardoor je inzicht krijgt in je bedrijfsvoering en winstgevendheid. Bespreek deze overzichten per kwartaal met de behandelaren om hen te betrekken bij jouw onderneming.

Wil je weten hoe jouw medewerkers tijd kunnen besparen? Bel
030 8200 993
voor een vrijblijvende kennismaking!

Integraties zorgen voor minder fouten, overtypen hoeft niet meer

Ketenintegraties

Gegevens wil je zo makkelijk mogelijk binnenhalen en verwerken. Door onze koppelingen met Kadaster, UBO, KvK, CIR, CCBR, ECH, Compliance, VIS, CTR, Doc-Direkt, Office 365, PowerBI, Twinfield, telefonie en PWF diensten worden gegevens efficiënt gevonden en op meerdere plekken gebruikt.

Ook is een API-koppeling beschikbaar waarmee je zelf systemen aan Notarisdossier kan koppelen, hiermee breid je je systemen uit met wat jouw kantoor nodig heeft.

Anyplace, anywhere, anytime

Notarisdossier is een webapplicatie, dat betekent online software dat in de cloud staat. De software wordt via een webbrowser gebruikt, dit kan vanaf iedere locatie en vanaf ieder apparaat. Door de techniek die gebruikt wordt, werkt Notarisdossier op thin clients, laptops en tablets, zowel op Mac als op PC.

Payt debiteurenbeheer

Geen lang openstaande declaraties meer. Payt automatiseert het debiteurenbeheer. Door automatische herinneringen heb je sneller het geld binnen.

PowerBI

PowerBI helpt organisaties met eigen compleet geautomatiseerde rapportages die leiden tot betere inzichten en daardoor tot betere beslissingen.

Microsoft 365

Door de integratie met Miocrosoft 365 kan je overal werken. Documentopslag in SharePoint, gebruik Teams en ontvang de geavanceerde integratie met de Outlook agenda en mail.

VoIP

Koppel je telefonie aan Notarisdossier, je ziet direct wie belt en welke openstaande dossiers er zijn. Sla met 1 klik het telefoonnummer op bij een cliënt.

Basis Registratie Personen (BRP)

Automatisch een nieuwe cliëntkaart toevoegen aan de kaartenbak op basis van de gegevens uit het Burger Registratie Persoonsgegevens (voorheen bekend als de GBA).

Kadaster koppeling

De koppeling met het Kadaster zorgt voor directe inzages op het gebied van kadastrale, hypothecaire en rechthebbende informatie. Door het dag overzicht heb je in 1 overzicht duidelijk welke objecten passeren.

Twinfield

Notarisdossier koppelt met het boekhoudpakket Twinfield. Met de SEPA betaalbestanden kun je nota’s van afrekening automatisch uitbetalen. Van invoer naar controle.

ECH

Eenvoudig digitaal communiceren met de bank zonder naar een andere applicatie te hoeven gaan. Hypothecaire inschrijvingen en aflossingen worden vanuit een koppeling met het dossier gedaan.

Kamer van Koophandel

Een rechtspersoon kan automatisch aangemaakt worden op basis van een KVK-uittreksel via CompanyInfo. De in het uittreksel bekende natuurlijke- en rechtspersonen kun je met 1 klik toevoegen. Handig voor de uitgebreide comparitie.

Centraal Curatele en Bewindregister en Insolventieregister (CCBR en CIR)

Notarisdossier bevat een integratie met de CIR en CCBR registers van de Rechtspraak.

WID scanner

Geautomatiseerd ID controles uitvoeren. Maak direct een cliëntkaart aan en voer direct een BRP en VIS uit. Gegevens opslaan op een bestaande kaart is net zo makkelijk en snel. Een rapport van de scan wordt opgeslagen als WWFT rapport.

Verificatie Identificatie Systeem (VIS)

Identiteitsfraude is een actueel en groeiend probleem. Met de toenemende digitalisering is een (online) identiteitsverificatie van groot maatschappelijk belang. Ook op dit gebied werkt Stichting BKR constant aan verbeterde mogelijkheden om identiteitsfraude in te dammen.

Paolo KYC

Paolo KYC is een online tool gespecialiseerd in het automatiseren van het cliëntenonderzoek. Je kunt deze integreren met Notarisdossier als onderdeel van Wwft dossier.