Digitaal werken is de toekomst, ook voor het notariaat. Het levert tijd en snelheid op en je kan je bestanden overal benaderen. Ook bespaar je op porto en papierkosten en iedereen, inclusief cliënt en tussenpersoon, weet wat de status van een dossier is. In de komende maanden leggen we aan de hand van verschillende modules uit hoe je als notaris digitaler kan werken.

Digitale Offerte
De cliënt vraagt via de website de gewenste dienst aan en op basis van sjablonen wordt er snel een persoonlijke offerte met bijbehorende mail gemaakt. De cliënt accepteert via een link de offerte. In het handige overzicht van alle offertes kan je zien op welke offerte geen reactie is gekomen en kan je de cliënt snel een herinnering sturen.

Dossiersjablonen en projecten
Na het accepteren van de offerte maak je eenvoudig een dossier aan door een sjabloon te gebruiken. De offerte koppel je aan het dossier waardoor een budget op basis van honorarium wordt aangemaakt. Cliënten en objecten bevraag je in een bulk vanuit het dossier. Heb je een nieuwbouwproject? Maak in één keer 100 dossiers aan met bijvoorbeeld de projectmanager er standaard in gekoppeld.

Digitale vragen- of intakelijst
De volgende stap is het sturen van een digitale vragen- of intakelijst. Vraag de cliënt de gegevens die je nog niet weet zodat ze niet het gevoel hebben dat ze gegevens dubbel moeten doorgeven. Het versturen van de herinnering is één druk op de knop.

E-mailsjablonen
Alle betrokken partijen op de hoogte brengen met een persoonlijke mail zonder dat het veel tijd kost. Met de e-mailsjablonen kan je in één keer verschillende hoedanigheden in het dossier een gepersonaliseerde mail sturen met de voor hen bedoelde informatie. Persoonlijk maar snel!

Workflow
Papieren dossierlijsten zijn verleden tijd met Notarisdossier. Door per dossier een zogenoemde workflow in te stellen helpt het systeem je herinneren aan je taken van die dag, week en verder in de toekomst. In één overzicht zie je wat er per dossier moet gebeuren en je krijgt een melding als de deadline nadert, ook als het dossier niet op jouw bureau ligt. Iedereen is op de hoogte van de status van elk dossier!

VOIP
Een cliënt belt, de standaard vraag die aan de telefoon gesteld wordt ‘Mag ik uw dossiernummer?’ kan persoonlijker worden. Met VoIP zie je wie er belt en welke lopende dossiers die cliënt heeft. Het dossier en cliëntkaart open je met één klik. Heel persoonlijk als je aan de cliënt kunt vragen of ze bellen over hun testament!

In de volgende blog meer informatie over onder andere notities en taken, het Online Dossier, iDEAL betaalverzoeken, automatische betaalbestanden en relatiebeheer.

Wil je persoonlijk afspreken om te kijken hoe jouw kantoor digitaler kan werken? Maak een afspraak via info@dirict.nl of klik op de knop bovenaan deze pagina!