Iedereen is bekend met samenvoegingen van notariskantoren. Redenen kunnen zijn: een strategisch partnerschap (personeelstekort, expertise, inkopen), ophouden van het bestaan van een kantoor of noodzaak. Het is goed om vooraf te weten waar je rekening mee moet houden als je gaat samenvoegen (of afsplitsen) zodat je tijdens het traject niet voor verrassingen komt te staan. Deze blog vertelt je hier meer over.

Allereerst wat feiten

Factsheet Leden en kantoren van de KNB (peildatum1 januari 2023) laat zien dat de afname van aantal notariskantoren wel meevalt. In 2020 waren er 911 vestigingen (let op: geen associaties maar vestigingen), begin 2023 waren dat er 901. Uit de cijfers van het CBS blijkt dat de afgelopen vier jaren het aantal fusies en overnames gelijk blijft. Deze data is gebaseerd op de bedrijfstak rechtskundige dienstverlening waaronder advocaten, notarissen, deurwaarders en octrooibureaus vallen. Een uitsplitsing voor alleen notariskantoren is er niet. Ook Factsheet Leden en medewerkers (januari 2022), gebaseerd op ‘associatie’ notariskantoren, geeft dat beeld. In 2017 waren er 783 notariskantoren, begin 2022 zijn dat er 774. Een afname van een luttele 1%.

Wel zien wij als notariële softwareleverancier dit jaar meer samenvoegingen dan voorgaande jaren. Tot nu toe hebben we zes samenvoegingen uitgevoerd waar we normaliter één á twee samenvoegingen per jaar doen.

Waar moet je aan denken?

Als je gaat samenvoegen moet je aan veel zaken denken. Het is goed om te weten dat samenvoegingen en afsplitsingen vanuit het protocol van de notaris worden bekeken. Het protocol bevat alle dossiers, akten, cliënten en historie van de notaris (en voorgangers). Concreet betekent het dat de eigenaar van het protocol akkoord moet gaan met de dataverwerking en dat een handtekening van alle betrokkenen noodzakelijk is. Let op wanneer je afsplitst van een bestaande samenwerking waarin een (notariële)werkomgeving wordt gedeeld, alle partijen die hun protocol in diezelfde omgeving hebben moeten akkoord gaan met het verwerken van de data. Ook al blijven zij bij de huidige leverancier.

In onze ervaring heb je na de beslissing om samen verder te gaan enkele maanden nodig voor de voorbereidingen en vervolgstappen. Denk aan concrete zaken als huisstijl, locatie en welke software je gaat gebruiken. Vergeet niet om je personeel en IT-leveranciers zo snel mogelijk te informeren.

Personeel

Denk niet alleen aan de juridische kant van de samenvoeging maar ook aan de personele kant. Welke werkwijze wordt aangehouden en wie is verantwoordelijk voor de interne verandering? Denk aan het modellenbestand, procedurelijsten en manier van communicatie met cliënten. Neem alle medewerkers mee in het traject, plan een interne kennismaking en vier samen de volgende stap. Stel medewerkers gerust in de eventuele spanning die ze ervaren, neem hen serieus en bespreek regelmatig de status van de fusie. Als de neuzen dezelfde kant opstaan is er minder weerstand en is de kans op slagen hoger.

ICT en andere partners

Informeer je IT-leveranciers op tijd. Een splitsings- en/of samenvoegingstraject kost tijd. De verwerking van de data is een secure klus die niet overhaast gedaan wordt. Breng in kaart welke contracten er zijn en maak een keuze met welke partijen jullie samen verder gaan. Heb je beiden een andere notariële softwareleverancier en systeembeheerder en twijfel je met welke je verder wilt? Vraag een demo aan bij beide partijen en betrek de medewerkers in de keuze. Keuze gemaakt? Informeer de betrokken partijen minimaal drie maanden van tevoren, zodat rekening gehouden kan worden met de planning. De keuze voor de notariële software en systeembeheerder zijn net zo belangrijk. De systeembeheerder levert werkplekken, printers, netwerk en andere belangrijke zaken voor je kantoor. Het is dus goed om vast te stellen wie dit wordt, en ze op de hoogte te brengen.

Toewijzing protocol

Krijg je een protocol toegewezen van een notaris die geen opvolger kan vinden? Dan is het belangrijk te besluiten of je de data in je eigen omgeving wilt importeren, je de data overzet naar een losse omgeving van jouw notariële softwareleverancier of dat je de huidige omgeving in de lucht houdt. Denk ook aan de boekhouding en andere programma’s. Bespreek de mogelijkheden en de beste optie voor jou met je softwareleverancier.

Begeleiding vanuit Notarisdossier

Zoals je kunt lezen komt er veel kijken bij een splitsing of samenvoeging. Gelukkig hebben wij ervaring met dit soort trajecten. We hebben verschillende experts in huis die graag meedenken. Wij nemen, net als bij een reguliere overstap van software, contact op met de betrokken softwareleverancier(s) en systeembeheerder(s) en helpen je bij het regelen van andere zaken.

Wil je meer weten of ga je samenvoegen, neem vrijblijvend contact met ons op.

– Marleen Achterstraat – Hooijer
06 380 70 670