Na een aantal maanden of soms jaren sluit je een dossier af. De akte is getekend en de cliënt heeft een stichting opgericht, een levenstestament opgemaakt of geld geschonken aan de kinderen. Heb je er wel eens over nagedacht dat de samenwerking met de cliënt hierna niet stopt? Hoe zorg je voor een goede afsluiting zodat deze zelfde cliënt bij een nieuwe gebeurtenis in zijn leven weer terug komt bij jou?

Laatste contact
Na het ondertekenen neem je afscheid van de cliënt. Voor de cliënt heeft het belangrijkste plaatsgevonden maar voor jou als notaris is het dossier niet afgesloten. Een definitieve akte wordt gemaakt, een repertoriumnummer wordt toegekend en de akte wordt ingeschreven. Neem eens in overweging om de cliënt hiervan op de hoogte te brengen. Hierdoor weet de cliënt dat na het laatste contact, jullie nog niet klaar zijn.

Je staat er niet alleen voor
Met onze oplossing Notarisdossier heb je de beschikking over Workflow. Minder fouten, efficiënter werken en een duidelijk proces. Met Workflow kan je jouw unieke procedurelijsten digitaal inrichten. Dit zorgt ervoor dat je tijdens de looptijd van een dossier de juiste dingen doet. Elke medewerker weet wanneer zij aan zet zijn in het dossier en bij afwezigheid is inzichtelijk welke taken openstaan. In één overzicht zie je wat per dossier moet gebeuren en je krijgt een melding als de deadline nadert. Hierin kan je ook de taken die jou als kantoor uniek maken verwerken en eventueel kan je een deel van de taken delen met de cliënt in het Online Dossier zodat zij weten wat het werk van notaris inhoudt.

Klanttevredenheidsonderzoek
Na het afsluiten van het dossier kan je een klanttevredenheidsonderzoek houden. Dit onderzoek is erop gericht de ervaring van de cliënt om te zetten in verbeterpunten of om juist jullie sterke punten te ontdekken. Als blijkt dat cliënten het fijn vonden dat ze steeds op de hoogte zijn gehouden, of dat de cliënt zich echt gehoord voelde door jullie, dan is het slim dit te communiceren op bijvoorbeeld de website. Als je ergens mee adverteert en je maakt het ook waar, zal de cliënt dat promoten.

Beoordeling op een vergelijkingssite
Hoe staat jouw kantoor aangeschreven op advieskeuze.nl of bij de Google reviews? Niet onbekend is dat cliënten jouw kantoor beoordelen op prijs maar wist je dat ze ook naar recensies kijken? Mensen plaatsen uit zichzelf vaak geen review, tenzij ze zeer ontevreden waren. Je kan als notaris bij het afsluiten van het dossier de cliënten vragen jouw kantoor te beoordelen. Door een link naar deze websites in een mail te plaatsen hoeven cliënten vaak alleen een beoordeling te schrijven. Het kost hen een paar minuten maar levert jou veel op!

Tip: geef aan waarom je een beoordeling van je cliënten vraagt. Zonder uitleg is het reactiepercentage vaak lager dan wanneer je aangeeft waarom dit jouw kantoor helpt.

Geen tijdrovende klus
Het houden van een klanttevredenheidsonderzoek of het vragen om een beoordeling hoeft geen tijdrovende klus te zijn. Je kan gratis een eigen klanttevredenheidsformulier ontwikkelen in Google Forms. Als je gebruik maakt van Notarisdossier kan je via de e-mailsjablonen het klanttevredenheidsonderzoek of de vraag naar review instellen zodat je met 1 druk op de knop de uitnodiging kan versturen naar alle cliënten in het dossier. Ook kun je dit opnemen in de workflow van Notarisdossier, zodat je het niet vergeet als je druk bent met al je onderhanden dossiers. Heb je meer tijd te besteden? Verzorg dan een nieuwsbrief met interessante en persoonlijke artikelen en post wekelijks op LinkedIn!

En weet, je kan zelf kiezen wie je om een beoordeling vraagt.

Wil je Notarisdossier zien?
Schrijf je dan nu in voor de webinar Workflow door op deze link te klikken. Wil je meer weten over hoe jij de samenwerking met de cliënt optimaal inricht met Notarisdossier of wil je weten hoe Notarisdossier jouw proces efficiënter maakt? Neem contact op met Marleen Achterstraat-Hooijer via 06 380 70 670 of marleen@dirict.nl.