“Wat is uw dossiernummer?” en “Sorry, ik heb uw naam niet goed verstaan, kunt u dat herhalen?”; standaard vragen die je iedere nieuwe receptioniste als eerste leert. Als telefoniste ben je druk met allerlei zaken en binnenkomende telefoon kost veel tijd.

Als een cliënt jouw kantoor belt, zijn ze op zoek naar service. Vragen over de passeerdatum, gevraagde documenten of de status van hun dossier. De manier waarop jouw kantoor hiermee omgaat bepaalt een groot gedeelte van de tevredenheid. Het is ook niet voor niks dat de telefoniste/receptioniste het visitekaartje van jouw bedrijf is. Voor de cliënt ben jij het enige kantoor waar zij contact mee hebben maar voor jou zijn zij een van de velen. Het voelt voor een cliënt extra speciaal als je ze kent en weet waar ze over bellen.

Niet alleen voor de cliënt is het fijn als je weet wie ze zijn, ook voor het personeel is het makkelijker als er een directe koppeling ligt tussen hun telefoonnummer en de cliënt. De vragen over dossiernummer en naam vervallen, alleen een checkvraag om zeker te weten wie je spreekt is van toepassing.

De integratie met VoIP (Voice over Internet Protocol) maakt dit mogelijk. Wanneer een telefoonnummer in Notarisdossier is ingevoerd, wordt de cliënt herkent als hij belt.

Je ziet op je scherm de lopende dossiers van deze cliënt. Met één druk op de knop open je het gewenste dossier of de cliëntkaart. Hierdoor hoef je niet meer te vragen om welk dossiernummer het gaat, of hoe de naam gespeld wordt. Dat werkt prettig voor jou en verhoogt persoonlijke benadering en klantvriendelijkheid!

Ook uitgaand bellen is makkelijker, klik op het telefoonnummer en je toestel gaat bellen. Handig!

Check een van onze partners uit deze nieuwsbrief voor meer informatie, of neem contact op met Notarisdossier.