Een onmiskenbare trend

Het is een trend van de afgelopen decennia die bijna niemand ontgaan kan zijn: steeds meer digitale producten worden via de cloud aangeboden. Zowel het product als de data staan niet meer lokaal opgeslagen maar worden via internet aangeboden als SaaS-applicatie (webapplicatie). In de consumentenmarkt is dit al een gelopen race; het is ondenkbaar dat iemand zijn eigen apps host op een lokale server. In de Enterprise IT is volgens Gartner het omslagpunt in 2025. Dan zal voor het eerst ook in het bedrijfsleven meer uitgegeven worden aan cloudapplicaties dan aan hun traditionele tegenhangers. Qua omzetgroei is het verschil tussen de twee verschillende typen software nog veel groter. De trend is dus duidelijk.

Klik op de afbeelding om te openen in nieuw tabblad.

Voor notariskantoren zijn minimaal twee belangrijke soorten applicaties waarbij deze trend geldt. De eerste is de kantoorsoftware (Office), met als belangrijkste leverancier Microsoft. De tweede is het notarieel informatiesysteem waarin alle dossiers worden gemaakt en verwerkt.

Office: Tekstverwerking, email en agenda

Voor tekstverwerking, e-mail en agenda gebruikt waarschijnlijk iedereen al (ook zonder zich ervan bewust te zijn) clouddiensten. Microsoft heeft zijn desktopapplicaties slim gekoppeld aan de cloud-versies uit de Microsoft 365 suite. Hierdoor werk je wel op je vertrouwde lokale desktopsoftware, maar deze staat constant in verbinding met de Cloud versie.

Office: Bestandsopslag

Bestanden kunnen op een eigen server worden opgeslagen, op de server van een derde partij of rechtstreeks via een clouddienst zoals Microsoft SharePoint (onderdeel van de Microsoft 365 suite). Veel notariskantoren aarzelen om deze stap te nemen. De bestanden bevatten gevoelige informatie, en het opslaan op een cloud server kan voelen als een risico. Ook semioverheden worstelen met deze stap. Voldoet het opslaan op servers van Microsoft aan de eisen van de AVG? Wat als bijvoorbeeld Amerikaanse overheden beslag leggen op onze gegevens die in de VS staan gestald? In 2020 sneuvelde daarbij ook nog eens een belangrijke dataprivacy-deal tussen de VS en de EU, die dit juridisch moest afdichten.

Ondanks al deze vragen raden wij aan om volledig over te gaan naar de cloud en ook naar het volledige gebruik van Microsoft 365 diensten. Dit om de volgende redenen:

• Microsoft laat Europese bedrijven en overheden sinds 1 januari kiezen om hun data alleen op servers in Europa te bewaren. Hiermee blijf je binnen de eisen van de AVG;
• Er wordt binnenkort een nieuwe datapricay-deal verwacht tussen de VS en de EU;
• Het gebruik van Microsoft 365 diensten is zo enorm en wijdverbreid (meer dan 300 miljoen gebruikers wereldwijd) dat de kans dat het gebruik ervan juridisch te risicovol wordt nihil is;
• Dit nog los van de praktische voordelen van de cloud:
  • plaatsonafhankelijk
  • toegang tot documenten via laptop, iPad, telefoon
  • minder kosten
  • meer efficiëntie
  • minder kans op fouten, en
  • altijd de laatste versie.

Notarieel Informatiesysteem

De keuze om voor opslaan in de cloud te kiezen heeft ook gevolgen voor welk notarieel informatiesysteem hier het beste bij past. Notarisdossier wordt in tegenstelling tot de meeste alternatieven volledig via de cloud aangeboden via een SaaS-oplossing, net als de genoemde Microsoft 365 producten. Hierdoor is het maken van integraties met Microsoft 365 ook makkelijker en logischer. Neem de Agendakoppeling, die afspraken uit Notarisdossier synchroniseert met de Outlook agenda, de SharePointkoppeling die bestanden synchroniseert tussen Notarisdossier en SharePoint, en de komende Mail- en Word-addin, die o.a. mails en bijlagen in het dossier plaatst en ondersteuning biedt bij het maken van akten.

Doorpraten over dit onderwerp? Neem contact met ons op!