Tips voor het afgeven van offertes

Notarisdossier - offertes

Notarissen hebben het druk, maar wat als deze drukte ophoudt? Hoe ga je dan je agenda vullen?

Bijna iedere notaris ervaart prijsdruk. Veel cliënten vragen bij meerdere notariskantoren een offerte op om de prijs te vergelijken. Wat de cliënten niet weten is welke toegevoegde waarde jouw aanpak biedt, dit blijkt namelijk niet uit de offerte. Hoe zorg je dat de cliënt ongeacht de prijs voor jouw kantoor kiest? Hierbij een aantal tips voor het opstellen van een offerte.

  1. Probeer de cliënt te spreken voor je de offerte stuurt

Waarom vraagt een klant eigenlijk een offerte op? Bij onroerend goed zaken gaat het vaak om het tarief maar in de andere gevallen wil de cliënt een gevoel krijgen bij het kantoor. Met wie doe ik zaken? Past dit kantoor bij mij? Dat gevoel is moeilijk over te brengen in een offerte. Nodig daarom de cliënt eerst uit voor een vrijblijvende kennismaking. De prijsindicatie volgt dan in het persoonlijke gesprek.

  1. Geen kennismakingsgesprek? Bel vooraf om te vragen waar de cliënt naar op zoek is

De cliënt is niet per se op zoek naar een testament maar de cliënt wil zaken regelen. De één wil zijn kinderen goed verzorgd achterlaten, de ander wil een schoonzoon uitsluiten en de volgende wil dat zijn onderneming door blijft draaien na overlijden. Verschillende cliënten hebben verschillende wensen. Bel daarom eerst met de cliënt om te vragen wat hij/zij eigenlijk wil regelen. Door vooraf te bespreken wat de cliënt wil laten beschrijven kan je een betere offerte afgeven en wordt de cliënt niet verrast als de declaratie binnenkomt.

  1. Bel de offerte na

Bel de cliënt dezelfde of de volgende dag om te bespreken of alles duidelijk is. Ook dit telefoongesprek geeft aan dat je betrokken bent bij je cliënten. Het draagt bij aan het goede gevoel en geeft je de gelegenheid uit te leggen hoe jij de cliënt kan helpen.

  1. Reageer altijd

Probeer altijd te reageren, wanneer de cliënt geen reactie krijgt zullen ze de volgende keer geen offerte bij jouw kantoor aanvragen. Zij zullen dit ook vertellen aan hun kennissen waardoor je potentiële cliënten mis kan lopen.

  1. De huisstijl is ook belangrijk

Een nette offerte in de huisstijl van jouw kantoor straalt professionaliteit uit. Zet niet te veel informatie op de achtergrond en de voettekst maar net genoeg om de cliënt de informatie te geven die van belang is.

  1. Geef een persoonlijke tint aan de begeleidende e-mail

Cliënten zien wanneer een standaardmail aan hen verstuurd is. Als je een persoonlijke tint geeft aan de mail ziet de cliënt dat je tijd hebt genomen om een persoonlijke mail op te stellen. Uiteraard kan je dit doen op basis van sjablonen maar kleine aanpassingen speciaal voor deze cliënt doen het altijd goed.

Meer weten?
Het persoonlijk opvolgen van offertes kost tijd maar met onze Offertemodule helpen we jouw kantoor dit zo efficiënt mogelijk te doen! Wil je meer informatie over de totaaloplossing van Notarisdossier? Bel Marleen Achterstraat-Hooijer op 06 380 70 670.